资深行政采购人分享上市公司采购管理经验 合规和降本“两手都要抓”

“在行政采购行业多年,我认为行政采购事情最焦点的代价在于两方面,一是有效低落公司的本钱、优化公司的本钱布局,二是保障公司流程的合规性,满意上市公司对付财政审计等环节的要求。”

作为新氧行政部分的认真人,关亮曾先后在海航、国美、猎聘等浩瀚海内知名企业事情过,是行政采购行业的一位老兵。多年的从业经验,让关亮对行政采购事情有着本身充实且奇特的领略,也可以或许将差异公司、差异行业的优秀履历融汇到本身当下事情中,为公司的降本增效和创新成长提供支持。

增专票秒开、系统自动对账 京东企业业务让采购打点更合规

对付行政部分的采购来说,合规是开展事情的基本。关亮认为,采购合规不只要让所有的采购行为切合公司划定的流程,还要可以或许实时发明流程中存在的风险点、主动改造,晋升公司策划打点效率。

2018年9月,关亮初入新氧,其时行政部的采购大都是通过线上小我私家商家举办,这类商家一般只提供普通发票,并不能完全切合公司财政合规结算的要求,时常会呈现重复相同,采购效率得不到晋升。“曾经验过一次部分在某电商平台上采购了一批办公物资,因为对方开具的发票并不合规,导致无法通过财政的审核、无法结账报销。”针对这类问题,关亮将以往在采购合规化打点方面的乐成履历,带到了新氧采购业务中。

入职新氧今后,关亮开始在部分内奉行通过京东企业业务举办物资采购。“在此前的几家公司里,我就常常利用京东,除了众所周知的品质有保障、运输时效快以外,在结算环节,京东企业业务还可以或许直接开具增值税专用发票,而且可以实现‘一单一票一款’,每个订单均可系统自动对账、核销,有效制止发票错开、漏开问题。另外,京东的发票速度也很快,在提交开票申请后电子发票就能‘秒开’,大大提高后续的财政对接效率。”关亮说道,“如今在新氧,我地址部分认真的电视、微波炉、冰箱、空调、氛围净化器等电器设备类的实物物资以及办公耗材根基全部都在京东企业业务购置,甚至许多都是京东京造的产物,这对我们采购合规起到了重要的敦促浸染。”

通盘思考、优化计策 采购降本既要有尽力、也要讲方式

在保障采购合规性的同时,落实降本增效也是关亮的重要任务。据关亮先容,新氧从创立之初就秉持着“降本增效”的策划原则,行政部更是从事情的方方面面去挖掘降本提效的空间。在他看来,降本并不是一味地寻求低价,要害在于如何从全局出发拟定更优的采购计策,这需要采购人对付采购有着通盘思考。

关亮分享了一个例子。2019年上半年,新氧办公地点从望京Soho搬到来广营科技中心,办公区的装修改革涉及一系列采购,包括了硬装类装修、弱电工程、空调改革、消防改革等,类目错乱、金额很大,每一步都要很是审慎。关亮作为总认真人,全程跟进了装修采购事情。“装修是一个很检验小我私家履历的事情,假如前期事情做的不足细,后期会发生大量的增项,在我看来增项假如是高出必然百分比,实际上这个项目来说行政就是不及格的。”关亮暗示。

为了确保此次装修采购的本钱控制,关亮教育行政部花了整整一个半月时间举办前期调研,天天和差异的供给商开会相同、审核资质,接下来的一个月天天也在加班做标书、开招标会、定标、签条约。“用了快要3个月时间,我们才为每一个装修项目挑选出了最符合的供给商。最终实际发生的用度也和我们前期的立项预算险些保持一致。”

按照上述项目标履历,为了低落公司相关采购项目标不须要增项用度,在担保物资质量的基本上,关亮对部分其他的采购项目都举办了公道性采购的调解,以实现本钱的低落。 “对付必需性强的实物商品或处事商品的采购,我们一直在僵持推进和京东企业业务的相助,借助数字化采购办理方案,一连优化采购打点流程,实现资金预算、需求打算、对账结算、开票、售后质保等全流程的高效协同。”

但对付一些可调控的物资采购,新氧开始以轻运营的模式来低落投入本钱。好比员工利用的电脑,新氧开始回收租赁模式,来落实“轻资产化策划”计策,减小现金流压力;包罗原先公司到处可见的绿植,行政部也从头举办了评估,优先保障大堂、集会会议室、办公室等民众区域的雅观,其他的区域则只管淘汰绿植包围;资产类也是同理,好比微波炉冰箱,行政部也承袭“坏了先修、修欠好再换”的原则,效淘汰了改换频率,变相实现了降本。”